档案管理制度

第一章  总则

第一条  为加强纪检监察系统档案的科学化、规范化管理，根据《中华人民共和国档案法》和中央办公厅、国务院办公厅《机关档案工作条例》等有关规定，结合工作实际，制定本制度。

第二条  档案室负责管理市纪委监委系统工作中形成的文件、案卷、会计、照片、声像等资料，并按规定向市档案馆移交；负责资料的收集、整理、立卷和归档工作。

第三条  档案工作人员必须贯彻执行档案工作法律、法规、方针、政策及各项规章制度。

第二章  档案接收

第四条  凡市纪委监委系统在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料（包括文件、会计账目、基建图纸、照片、录音、视频资料等），由各相关部门收集齐全，并进行整理立卷。整理结束后，由承办室编制移交目录，随同整理规范的归档文件材料于次年4月底前向档案室移交。其中，反映委机关主要领导重要活动、反映重点工作开展和亮点工作的，每季度收集整理移交一次。当年会计档案，在会计年度终了后，由财务室保管2年后移交档案室。

第五条  档案室接收的档案，应符合下列要求：

（一）归档材料收集齐全完整，保持文件间历史联系，能够反映机关全貌，便于保管利用；

（二）归档材料所使用的书写材料、纸张、装订材料应符合档案保护要求；

（三）卷内文件材料按顺序依次编一个流水号，统一在每项材料正面的右上角或背面左上角的空白位置编页号；

（四）卷内按规定格式填写卷内文件目录，放在卷首；有关卷内文件的情况说明，填写在备考表内，若无情况说明也应将立卷人、检査人的姓名和时间，置于卷尾。

第六条  接收档案时，要逐卷清点并履行交接手续。

第三章  档案整理

第七条  归档文件以“件”为整理单位，一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，转发件与被转发件为一件，报表、名册、图表等一册（本）为一件，来文与复文为一件。

第八条  归档文件材料应逐件装订。装订时，使用棉线沿文件左侧装订线进行装订。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文件在前，被转发文件在后；复文在前，来文在后。

第九条  归档文件应逐件打页码。打页码时，使用蓝或黑色油印，在有图文的页面上端空白处打码。

第十条  归档文件的分类，使用“保管期限一年度一机构（问题）”分类法。

第十一条  档案的保管期限定为永久、定期两种，定期分为十年、三十年。

第十二条  归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号。在每“件”文件首页上端的空白处，加盖由市档案局统一监制的归档章，并使用蓝黑或黑色墨水填写有关内容。

第十三条  归档文件应逐件编目，依据分类方案和室编件号顺序编写归档文件目录。目录统一使用A4幅面的纸张，封面设置全宗名称、年度、保管期限等项目；归档文件目录采用横排格式并装订成册，归档文件目录不需装入档案盒内。

第十四条  归档文件按室编号顺序放入档案盒，备考表应置于盒内全部文件之后。填好备考表、档案盒面、盒脊上各项内容。

第四章  档案保管

第十五条 纪检监察机关应创造条件设置档案库房，配备必要的设备和设施，不断改善库房保管条件，采用先进设备，实现档案管理的现代化。

第十六条 档案库房应符合“八防”（防火、防盗、防光防高温、防潮、防有害生物、防尘、防水）要求，并对破损、虫蛀、变质、字迹褪色的档案要及时采取措施并进行修复。

第十七条 档案库房内要保持清洁卫生，不得存放与档案无关的物品。注意控制库房温湿度，延长档案寿命。

第十八条 档案工作人员应定期检查档案保管情况，做好保密工作，严防发生任何盗窃和破坏档案的事件。

第十九条 随案件材料立卷归档的录音、照片、影片等声像档案及实物档案，应标注制作时间、年代、文字说明、承办单位、制作人、案卷互见号，并按照有关档案管理要求单独存放。

第二十条 档案管理人员变动时，双方严格履行交接手续。

第五章  档案借阅

第二十一条  档案室要积极主动开展档案利用工作，严格借阅手续，保证档案安全，防止失密。

第二十二条  本单位人员査阅档案，在阅档室进行，一般不借出。需查阅或借出重要档案，要经主管领导批准，履行借阅手续，限期归还；外单位査档，需持单位介绍信和本人身份证件，并报本机关主管领导审批后方可查阅。

第二十三条  需借大量档案用于专题研究，应事先将领导批准的研究计划送档案室一份，档案人员按研究计划和借阅规则提供档案资料。

第二十四条  借阅者未经同意，不得随意抄档、拍照、复制。凡允许摘录、复制的档案材料，必须由档案人员进行审査和核对。

第二十五条  借阅者应爱护档案资料，保证档案安全不得在档案资料上加注、涂改、抽拆文件，否则依据《档案法》追究法律责任。

第二十六条  经批准抄录、复印的档案材料，由档案室核对无误后，加盖“档案证明专用章”，可与档案原件同效。

第二十七条  借阅者不要大声喧哗，严禁在室内吸烟。

第六章  档案鉴定销毁

第二十八条  档案鉴定销毁工作，由分管档案工作的领导、办公室主任、专职档案员组成的档案工作领导小组负责。

第二十九条  根据有关规定定期对档案存数进行鉴定，确定保管期限，准确地判定档案存毁。

第三十条 销毁失去保存价值的档案，由领导小组提出意见，登记造册，经领导批准后，由两人以上在指定地点监督，并在销毁清册上签字。